采購(gòu)任務(wù)分配方案對(duì)比分析
通過(guò)設(shè)定采購(gòu)項(xiàng)目和人員能力等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建評(píng)估評(píng)價(jià)體系可有效解決采購(gòu)任務(wù)分配過(guò)程中項(xiàng)目難度與人員能力相匹配的問(wèn)題。而提升采購(gòu)任務(wù)分配均衡性和提高采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)性則需要通過(guò)優(yōu)化具體任務(wù)分配流程去實(shí)現(xiàn)。
為了找到最有效的采購(gòu)任務(wù)分配方案，在研究中基于目前的部門(mén)經(jīng)理派單式（以下簡(jiǎn)稱(chēng)人工派單）基礎(chǔ)上，又提出了兩種可行性較高的采購(gòu)任務(wù)分配方法，分別為搶單式和系統(tǒng)派單式。
1.人工派單模式
人工派單模式是目前在國(guó)有企業(yè)中比較主流的采購(gòu)任務(wù)分配方式，其具體的實(shí)施模式已經(jīng)在前文中進(jìn)行了詳細(xì)闡述和分析。優(yōu)點(diǎn)是任務(wù)分配速率較快，部門(mén)經(jīng)理對(duì)任務(wù)分配工作管控力度較強(qiáng)。缺點(diǎn)是主要依靠采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理的日常經(jīng)驗(yàn)和主觀判斷，易造成任務(wù)分配不均，采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理在任務(wù)獲取中較為被動(dòng)。
在引入采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理評(píng)級(jí)機(jī)制后，可顯著提升人工派單模式下任務(wù)分配的質(zhì)量問(wèn)題，部門(mén)經(jīng)理在進(jìn)行任務(wù)分配時(shí)將更科學(xué)，即使調(diào)整部門(mén)經(jīng)理，仍可以通過(guò)評(píng)級(jí)機(jī)制合理地分配采購(gòu)任務(wù)。但因仍存在人為主觀因素影響，采購(gòu)任務(wù)分配能否均衡還是依賴(lài)于部門(mén)經(jīng)理的工作風(fēng)格和方法。在調(diào)動(dòng)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理主觀能動(dòng)性方面，等級(jí)制度通過(guò)清晰明確的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和競(jìng)爭(zhēng)屬性，也能在一定程度上提升項(xiàng)目經(jīng)理的主動(dòng)性與工作熱情。但采購(gòu)任務(wù)最終的分配權(quán)仍掌握在部門(mén)經(jīng)理手中，項(xiàng)目經(jīng)理在獲取任務(wù)時(shí)的主動(dòng)作為能力仍十分有限。
2.搶單模式
搶單模式是一種充分激發(fā)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)性的采購(gòu)任務(wù)分配方式。
搶單模式的基本實(shí)施流程為：需求部門(mén)完成采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)后，采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)入虛擬項(xiàng)目池中暫留24個(gè)小時(shí)（可結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整），基于采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)級(jí)機(jī)制，在項(xiàng)目池中的采購(gòu)項(xiàng)目會(huì)顯示不同的等級(jí)，只有等級(jí)與之對(duì)應(yīng)或高于項(xiàng)目等級(jí)的項(xiàng)目經(jīng)理才能進(jìn)行搶單。當(dāng)同一個(gè)項(xiàng)目有多人同時(shí)搶單時(shí)，則項(xiàng)目搶單結(jié)束后由等級(jí)最高或綜合能力評(píng)分最高的項(xiàng)目經(jīng)理獲得，但為了避免高等級(jí)的采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理出現(xiàn)“通吃”局面，應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置最高搶單數(shù)量。當(dāng)采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)人搶單時(shí)，則自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門(mén)經(jīng)理處，由部門(mén)經(jīng)理結(jié)合實(shí)際情況分配至相應(yīng)等級(jí)的項(xiàng)目經(jīng)理處。
該模式最大的優(yōu)點(diǎn)在于能充分激發(fā)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理的主動(dòng)性，讓采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理獲取采購(gòu)項(xiàng)目的方式由被動(dòng)變主動(dòng)，形成充分的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，使項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)提升自身能力和等級(jí)的方式獲取等級(jí)更高、數(shù)量更多的采購(gòu)項(xiàng)目，進(jìn)而提升自己的績(jī)效水平。同時(shí)，最高搶單數(shù)量的限制也能在一定程度上保證采購(gòu)任務(wù)分配的均衡性。
但該模式也有不足之處。一是采購(gòu)項(xiàng)目在項(xiàng)目池中的滯留期提升了采購(gòu)項(xiàng)目平均時(shí)長(zhǎng)，降低了采購(gòu)工作的整體效率。二是當(dāng)一段時(shí)期內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目總量較少時(shí)，容易形成項(xiàng)目分配不均衡，有可能會(huì)出現(xiàn)低級(jí)別的項(xiàng)目經(jīng)理?yè)尣坏絾维F(xiàn)象。三是采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理在任務(wù)分配時(shí)自主性過(guò)強(qiáng)，為個(gè)別項(xiàng)目經(jīng)理不搶單、不工作提供可能。搶單模式中部門(mén)經(jīng)理在采購(gòu)任務(wù)分配中的管控力度極低，當(dāng)個(gè)別項(xiàng)目經(jīng)理想主動(dòng)成為“閑人”時(shí)，在該模式下部門(mén)經(jīng)理缺乏有效的管控手段。
3.系統(tǒng)派單模式
系統(tǒng)派單模式是一種基于信息化系統(tǒng)，通過(guò)在系統(tǒng)中預(yù)制派單規(guī)則后，由系統(tǒng)自動(dòng)指派的任務(wù)分配方式。
系統(tǒng)派單模式的基本流程為：在需求部門(mén)完成采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)后，系統(tǒng)從后臺(tái)自動(dòng)識(shí)別采購(gòu)項(xiàng)目等級(jí)及相關(guān)信息，并根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目信息與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行自動(dòng)匹配，具體匹配規(guī)則可結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定。具體的匹配邏輯如下：①確定項(xiàng)目等級(jí)信息后，系統(tǒng)自動(dòng)篩選具備承接能力的項(xiàng)目經(jīng)理（即項(xiàng)目經(jīng)理等級(jí)≥項(xiàng)目等級(jí)）；②檢測(cè)可匹配的項(xiàng)目經(jīng)理忙閑程度，優(yōu)先將項(xiàng)目匹配給在執(zhí)行項(xiàng)目最少的項(xiàng)目經(jīng)理；③當(dāng)忙閑程度相同時(shí)，優(yōu)先匹配給等級(jí)較低的采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理（優(yōu)先匹配給等級(jí)較低的項(xiàng)目經(jīng)理是為了保持高等級(jí)的項(xiàng)目經(jīng)理具備相對(duì)充足的能力空間，確保高等級(jí)項(xiàng)目到達(dá)時(shí)有效匹配）；④當(dāng)忙閑程度和等級(jí)都相同時(shí)，優(yōu)先匹配給綜合能力評(píng)分較高者；⑤當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理因自身能力或其他原因無(wú)法再承接更多項(xiàng)目時(shí)，可以通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置按鈕（暫不接單）來(lái)暫停接收系統(tǒng)派單。同時(shí)須設(shè)置最小接單數(shù)量，項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)承接的項(xiàng)目數(shù)量未達(dá)到最小接單數(shù)量不可以設(shè)置暫不接單；⑥當(dāng)遇到某一采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)法匹配任何項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，項(xiàng)目自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門(mén)經(jīng)理處，由部門(mén)經(jīng)理結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行指派。
該種派單模式的優(yōu)點(diǎn)能較好地解決目前采購(gòu)任務(wù)分配中存在主要問(wèn)題。一是通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)計(jì)算，可大幅提升采購(gòu)任務(wù)分配效率及項(xiàng)目與人員的匹配精準(zhǔn)度。二是基于系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理閑忙狀態(tài)的功能，使采購(gòu)任務(wù)分配均衡性水平達(dá)到最優(yōu)。三是任務(wù)分配完全通過(guò)系統(tǒng)完成，最大程度地避免人為干預(yù)，輔以客觀、清晰的評(píng)級(jí)制度，為項(xiàng)目經(jīng)理提供了公開(kāi)透明的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，可有效提升項(xiàng)目經(jīng)理工作積極性與自主性，提升其在工作中的獲得感。
雖然系統(tǒng)派單模式優(yōu)勢(shì)明顯，但在實(shí)際實(shí)施中也存在著一些難點(diǎn)和不足。一是該模式對(duì)信息化開(kāi)發(fā)能力有一定要求。采購(gòu)項(xiàng)目自動(dòng)匹配功能的實(shí)現(xiàn)需要系統(tǒng)獲取采購(gòu)項(xiàng)目和人員的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，并對(duì)全部數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計(jì)算、比對(duì)，對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)邏輯和運(yùn)算能力都有著一定要求。二是大幅降低了部門(mén)經(jīng)理采購(gòu)任務(wù)分配權(quán)。這在一定程度上會(huì)降低部門(mén)經(jīng)理在采購(gòu)管理中的控制力，是對(duì)部門(mén)經(jīng)理管理水平的新挑戰(zhàn)。